「返事（レスポンス）がすごく速いこと」を意味する即レス。
仕事においては主に「相手の連絡（メールやチャットなど）に対してすぐに返信をする」といった様子を表します。
そんな即レスですが、普段から意識して実践することで得られるメリットが沢山あります。
しかしながら、単に即レスを意識するだけでは思わぬ”ワナ”に陥ってしまう危険性もあります。
本記事では、実際に仕事において即レスを心掛けてきた僕が、経験を通して実感している
- 即レスのメリット5選
- 陥りやすい即レスの”ワナ”
についてお伝えしていきます。
即レスのメリット5選
ではまずは仕事における即レスのメリットについて記載していきます。
やはり即レスには多くのメリットがあります。僕自身が普段から即レスを意識してきて感じているものも含めまとめていきます。
相手からの信頼を獲得できる
やはり即レスを続けていると相手からの信頼感も積み重なっていきます。質問や確認の連絡を受けた場合は特にです。
相手に連絡を投げて反応を待っている間は、その人が進めている仕事は多くの場合止まってしまいます。かつ、どんな回答が返ってくるか「不安」の感情が継続するかもしれません。
そんなとき即レスをしてあげれば、相手の仕事をスムーズに進めさせることができ、安心感も与えることができるでしょう。
人間は自分の力になってくれる人や、プラスの感情を与えてくれる人に対して好印象を持ちます。
好印象が継続すれば、いずれ信頼感に変化するでしょう。
確認・返信漏れを防げる
即レスをすると、確認や返信漏れの防止にも繋がります。
多忙なビジネスマンであれば、多方面からの連絡がひっきりなしに来ることでしょう。
それらを蓄積したり、後回しにしたりすると、確認漏れや返信漏れが発生する可能性が高くなります。
「うっかり」漏れていた連絡が、見逃してはならない重要な連絡だったら…と考えるとゾクゾクしますよね。
即レスを心掛ければ、連絡をためすぎることなく捌いていけるので、「うっかり」のリスクは低下します。
タスクを整理しやすい
即レスはタスク整理にも効果的です。
仕事の連絡のなかには、自分が対応しなければならないタスクの連絡も多く含まれています。
即レスをすることで自分の新たなタスクを随時把握できるので、他の既存タスクと照らし合わせ、優先順位づけやスケジュールの計画といったタスク管理がしやすくなります。
スピードを評価されやすい
即レスをすると、仕事のスピードを評価されます。
何事もそうですが、スピードは速い方が速いほど好まれます。ビジネスにおいてもスピードは重要な評価ポイントの一つです。
即レスを継続していると「この人は仕事のスピードが速い人」という印象を持たれるので、自然と周囲からの評価が良くなり、ひいては先述した信頼感にも繋がっていきます。
もちろん「即レスする人＝仕事のスピードが速い人」とは限りませんが、周囲の人から好印象を持たれやすくなります。
逆の立場でも即レスをもらえる
普段から即レスを心掛けていると、逆の立場でも即レスをもらえやすくなります。つまり、自分が連絡した際も相手から即レスが返ってくるようになります。
これは人間の心理の一つである「返報性の原理」が働き、相手が「いつもしてもらっているから、お返ししないと」という感情になるためです。
相手からすぐに連絡が返ってくれば、仕事もスムーズに進められてありがたいですよね。
陥りやすい即レスの”ワナ”
ここまで読んだ方は「即レスは素晴らしいことだ」という考えを抱いたかと思います。
まさにその考えは正解で、即レスはメリットが沢山あるのです。
ただ、即レスには”ワナ”があります。
それは自分の仕事を犠牲にする可能性があるという点です。
人間は基本的に1つのことにしか集中できません。一度に多くのことをやろうとすると、注意が分散してしまい、集中力や生産性が低下しやすくなります。
つまり、連絡が来る度に集中していたタスクを中断し、内容確認、返信…と対応していると、肝心な自分のタスクが進まないといったことが発生してしまいかねません。
相手のことばかり優先して自分を犠牲にするのは避けたいですよね。
なので、自分も相手もどちらも大事にするという意識をもつことが重要となってきます。
以下で即レスで陥りやすい”ワナ”を回避するための対策をご紹介します。
集中しているときはとことん集中する
「連絡が来たら作業を止めて秒速で返信しなければならない」という思い込みはやめましょう。
せっかく自分のタスクに集中していたのに、即レスを優先するあまり、集中力が途中でリセットされてしまうのでは非効率的です。集中しているときはとことん集中しましょう。
実際、諸説ありますが人間の集中力は50分程度と言われています。学校の授業と同じくらいですね。
なので、集中力が切れてきたタイミングで返信するのが効果的です。煮詰まったタイミングで、頭の切り替えの意味で返信するのもよいでしょう。
即レスにとらわれすぎないことが大切です。
即レスする対象をあらかじめ決めておく
あらかじめ即レスの対象を定めておくのも効果的です。
重要な案件や緊急の案件に関するやり取りは、手を止めてでも返信することが望ましい場合もあります。
なんでもかんでも即レスをするのではなく、あらかじめ「この件についてのやり取りはすぐに確認する」という対象を決めておくと、上手く自分のタスクを進めながら対応することができるでしょう。
まとめ：即レスは相手と自分への「思いやり」
ここまで
- 即レスのメリット5選
- 陥りやすい即レスの”ワナ”
についてお伝えしてきました。
即レスには素敵なメリットが沢山ある一方で、思わぬ落とし穴があり得ます。
即レスは思いやりです。相手への思いやりはもちろん、自分への思いやりも持って、双方がより良い方向に進むように意識をしていきましょう。
最後までご覧いただきありがとうございました。
